Sr. Administrative Officer

نبذة مختصرة عن الوظيفة:

يُعتبر موظف الإدارة العليا مسؤولًا عن تقديم الدعم الأولي لضمان قدرة فريق الإدارة على العمل بأفضل شكل ممكن، بالإضافة إلى أداء المهام المكتبية التقليدية. يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من السرية والاحترافية، مع القدرة على اتخاذ المبادرات اللازمة في جميع المهام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول المواعيد، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات.
• تنظيم الاجتماعات بما في ذلك تحديد المواقع، وتجهيز المواد، وتوفير المرطبات عند الحاجة.
• صياغة وتنسيق وتوزيع الرسائل الرسمية والبريد الإلكتروني والمذكرات بشكل واضح واحترافي.
• الحفاظ على أنظمة الأرشفة (المادية والرقمية)، وتحديث السجلات، وضمان سرية المعلومات الحساسة.
• إعداد وصيانة التقارير والعروض التقديمية حسب متطلبات الإدارة.
• حضور اجتماعات الإدارة وتوثيق محاضر الاجتماعات أو الخطط التنفيذية عند الاقتضاء.
• التواصل مع الأقسام الداخلية، والموردين، وأصحاب المصلحة الخارجيين لدعم مشاريع المرافق.
• تتبع ومراقبة المهام والطلبات من أعضاء الفريق، وضمان الانتهاء منها في الوقت المناسب وتصعيدها عند الضرورة.
• تنظيم سفر وحجوزات الفنادق للرحلات التجارية، بالإضافة إلى إجراءات الحصول على التأشيرات.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة تتراوح بين 5 إلى 7 سنوات في الأدوار الإدارية أو السكرتارية في شركات الهندسة أو منظمات مشابهة.
• مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام بشكل فعّال.
• مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا، وإجادة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
• إتقان برنامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• الكفاءة الرقمية والقدرة على تعلم واستخدام تطبيقات متنوعة.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتطوير مهاراتك في بيئة عمل ديناميكية ومثيرة، فإن هذه الوظيفة هي الخيار المثالي لك! انضم إلى فريقنا في Alghanim Industries وكن جزءًا من نجاحنا المستمر.