Secretary cum document controller

تُعد شركة 800CarGuru أكبر مزود لخدمات صيانة وإصلاح المركبات في الإمارات العربية المتحدة، حيث تقدم حلولاً شاملة للإصلاح والصيانة في الموقع. تتخذ الشركة من دبي مقراً لها، وتوفر خدمات المساعدة على الطريق في دبي، أبوظبي، الشارقة، وعجمان. تُعرف الشركة بنهجها الموثوق والفعال، وتهدف إلى تقديم خدمات سيارات عالية الجودة تتوافق مع احتياجات العملاء من خلال الابتكار ورضا العملاء.

تبحث 800CarGuru عن شخص متميز لتولي وظيفة السكرتير ومدير الوثائق، حيث ستكون هذه الوظيفة بدوام كامل وفي مقر الشركة بدبي. سيقوم المرشح المثالي بإدارة وصيانة الوثائق والسجلات بطريقة منظمة ومنهجية، مع التركيز على التنسيق الفعال مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان سلاسة تدفق الوثائق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري الكامل للرئيس التنفيذي بشكل يومي.
• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات والتنسيق للسفر.
• إعداد وتنسيق وتنظيم وصيانة الوثائق التجارية والتقارير والعروض التقديمية والرسائل والمراسلات.
• التعامل مع الرسائل الواردة والصادرة والمكالمات والتواصل الرسمي بطريقة احترافية.
• الحفاظ على نظم الملفات والتتبع والسيطرة على الوثائق المتعلقة بالعقود والاتفاقيات والفواتير والتراخيص وغيرها من السجلات الحيوية.
• ضمان تحديث جميع مستندات الشركة وتخزينها بدقة وسهولة استرجاعها عند الحاجة.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لجمع ومراجعة وتقديم ومتابعة الوثائق الهامة.
• دعم الإدارة في تدوين محاضر الاجتماعات، وتتبع الإجراءات، والمتابعة على المهام المعلقة.
• المساعدة في صياغة الرسائل الرسمية والمذكرات الداخلية والتقارير والتواصل الخارجي.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة المتعلقة بالأعمال والإدارة في جميع الأوقات.
• متابعة المواعيد النهائية المتعلقة بالتجديدات والتقديمات والموافقات وغيرها من الوثائق التشغيلية أو القانونية.
• دعم التنسيق العام للمكتب والمساعدة في تنظيم العمليات الإدارية.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة مثبتة لا تقل عن سنتين في مجالات السكرتارية أو المساعدة التنفيذية أو الإدارة أو إدارة الوثائق.
• إتقان اللغة الإنجليزية بشكل جيد كتابةً وتحدثاً، ويفضل أن تكون المعرفة بالعربية والهندية ميزة إضافية.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• إجادة عالية لبرامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وOutlook وPowerPoint.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل تحت الضغط.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل احترافية وظهور أنيق ومهذب.
• قدرة قوية على إدارة الوثائق، والملفات، وإدارة السجلات.
• القدرة على الحفاظ على السرية والنضج والتمييز في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل ومتابعة الأمور بفعالية.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مثيرة في بيئة ديناميكية ومبتكرة، فإن 800CarGuru هي المكان المثالي لك. انضم إلينا وكن جزءاً من فريق يسعى لتحقيق التميز في خدمة العملاء.