Personal Assistant - Arabic Speaker

نبذة مختصرة عن الوظيفة:
نسعى لتوظيف مساعد شخصي يتحدث اللغة العربية ليقدم دعمًا إداريًا وتنظيميًا شاملاً لفريق الإدارة، مع المساعدة في العمليات اليومية للمكتب والأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية. يجب أن يكون المرشح المثالي ملمًا باللغتين العربية والإنجليزية، ومنظمًا بشكل كبير، وذو كفاءة في استخدام مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس، وقادرًا على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للمدير العام وفريق الإدارة.
• إدارة الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، والمواعيد، وتنسيق ترتيبات السفر.
• إعداد ومراجعة وصيانة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق التجارية.
• التعامل مع المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى بشكل مهني وفي الوقت المناسب.
• تنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات الورقية والإلكترونية، مع ضمان سرية الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد الأجندات، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة النقاط التي تم اتخاذ قرارات بشأنها.
• المساعدة في أنشطة الموارد البشرية، بما في ذلك تنسيق التوظيف، جدولة المقابلات، وإجراءات الانضمام، وصيانة سجلات الموظفين.
• دعم إعداد رسائل الموارد البشرية، والوثائق المتعلقة بالتوظيف، وأي مستندات إدارية أخرى.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة.
• متابعة المهام الموكلة لضمان إتمامها في الوقت المحدد.
• أداء واجبات الإدارة العامة للمكتب وتقديم الدعم التشغيلي حسب الحاجة.
• الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالشركة وسجلات الموظفين الحساسة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.

المتطلبات والمؤهلات:

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة كمساعد شخصي، أو مساعد تنفيذي، أو مساعد إداري، أو في دور مشابه.
• الطلاقة في اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة) أمر ضروري.
• الكفاءة في مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، وأوتلوك) أمر لا بد منه.
• القدرة على التعامل مع المعلومات بشكل سري واحترافي.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والعمل تحت الضغط.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة والسرية.
• دقة عالية وقدرة على حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني ضمن فريق.

إذا كنت تبحث عن فرصة مثيرة لتطوير مسيرتك المهنية في بيئة ديناميكية، فلا تتردد في التقديم والانضمام إلى فريقنا المتميز!