Office Manager - UAE National
Ministry of Community Empowerment
تقدم وزارة تمكين المجتمع فرصة مميزة للانضمام إلى فريقها كمدير مكتب، حيث ستتولى مسؤولية تقديم الدعم التنفيذي والتشغيلي العالي المستوى للوكيل المساعد. سيكون لديك دور محوري في إدارة المكتب التنفيذي، وتنسيق الأولويات الاستراتيجية، وضمان تنفيذ العمليات اليومية بكفاءة في بيئة حكومية ديناميكية.
نبذة مختصرة عن الوظيفة: يهدف هذا الدور إلى تقديم دعم إداري متقدم للوكيل المساعد، من خلال إدارة المكتب، وتنسيق الأنشطة الاستراتيجية، مما يعزز من فعالية التواصل مع أصحاب المصلحة. ستعمل بشكل وثيق مع القيادة العليا لضمان تحقيق الأهداف المشتركة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة العمليات اليومية لمكتب الوكيل المساعد، وضمان التخطيط الفعال وتحديد الأولويات وتنفيذ جميع الأنشطة.
- تنسيق الجداول الزمنية للاجتماعات رفيعة المستوى، والزيارات الرسمية، والجدول الزمني المعقد.
- إعداد التقارير التنفيذية، والعروض التقديمية، ونقاط الحوار، والمراسلات للقيادة العليا.
- مراقبة الأولويات الاستراتيجية وضمان المتابعة الفورية للمهام عبر عدة إدارات.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك المسؤولين الحكوميين رفيعي المستوى والشركاء الاستراتيجيين.
- مراجعة وتحديد أولويات الطلبات الواردة، وضمان الردود السريعة وحل المشكلات.
- دعم إعداد اجتماعات اللجان التنفيذية، والمنتديات القيادية، والمناسبات الرسمية.
- الحفاظ على سرية المعلومات والتوثيقات الحساسة أثناء العمل.
المتطلبات والمؤهلات:
- درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو الإدارة، أو تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات، تشمل 3 سنوات على الأقل في دعم كبار التنفيذيين أو المسؤولين مثل الرؤساء التنفيذيين أو النواب أو مساعدي الوكلاء.
- مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة على إدارة أصحاب المصلحة، وحل المشكلات.
- إتقان متقدم في برامج Microsoft Office (PowerPoint، Excel، Word، Outlook).
- يُفضل وجود خبرة سابقة في القطاع الحكومي أو شبه الحكومي في دولة الإمارات العربية المتحدة.
المهارات المطلوبة:
- مهارات تواصل قوية وفعّالة.
- قدرة على العمل تحت الضغط وتوقع الاحتياجات قبل ظهورها.
- مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
- التفكير الاستراتيجي ومهارات حل المشكلات.
إذا كنت تجد في نفسك القدرة على التكيف مع بيئة تنفيذية سريعة، وتتمتع بالتفكير الاستباقي، فنحن نرغب في تلقي طلبك للانضمام إلى فريقنا.
تفاصيل الوظيفة
عن الشركة