HR Admin (part time)
Confidential Careers
جميع مناطق المملكةدوام جزئيمتوسط0 مشاهدة
نبحث عن موظف إداري بدوام جزئي يتمتع بالنشاط والتنظيم لدعم العمليات اليومية للمكتب وتقديم الدعم التنفيذي. تشمل هذه الوظيفة إدارة مهام الإدارة المكتبية، وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، والتعامل مع اتصالات الموردين والعقود، ودعم ترتيبات السفر للأفراد التنفيذيين، وضمان التنسيق السلس مع الأقسام الداخلية مثل المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية والعلاقات الحكومية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة مخزون اللوازم المكتبية واحتياجات الصيانة.
- تتبع النفقات وإرسال التقارير إلى فريق المالية.
- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات لتقديم الدعم الافتراضي عند الحاجة.
- بدء وإدارة عقود وخدمات الشحن الجديدة.
- الإشراف على الشحنات الواردة والصادرة، بما في ذلك المرتجعات.
- التشاور مع إدارة المباني بشأن مدفوعات الإيجار وأية قضايا تتعلق بالمكتب أو المبنى.
- التواصل مع القسم القانوني للحصول على التوقيعات اللازمة على العقود والموافقات الداخلية.
- ضمان مراجعة جميع الاتفاقيات والعقود مع الأطراف الثالثة من قبل القسم القانوني قبل التنفيذ.
دعم التنفيذيين:
- إعداد العروض التقديمية وأجندات الاجتماعات والمواد الأخرى للاجتماعات الهامة.
- ترتيب الإقامة الفندقية والمساعدة في حجز تذاكر الطيران للمديرين والزوار.
- التنسيق مع العلاقات الحكومية لإصدار التأشيرات للمديرين وزوجاتهم.
- تقديم طلبات السفر وطلبات الإجازة نيابة عن المديرين باستخدام نظام SAP أو عبر البريد الإلكتروني للدعم.
عمليات الموارد البشرية:
- إدارة إنشاء الموردين وتدريبهم للخدمات المتعلقة بالفعاليات.
- إصدار التصاريح وتأمين الموافقات للاجتماعات الخارجية والفعاليات خارج المكتب.
- العمل كنقطة اتصال لجميع الموردين وأصحاب المصلحة المتعلقين بالاجتماعات والفعاليات.
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك حجز الأماكن واللوجستيات وخدمات الطعام وتجهيز المعدات.
المتطلبات والمؤهلات:
- دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة سابقة في الإدارة أو إدارة المكاتب أو الدعم السكرتاري التنفيذي.
- معرفة قوية بتطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel.
- مهارات اتصال شخصية ومهنية متقدمة.
- خبرة في نظام SAP أو أنظمة مشابهة تعتبر ميزة إضافية.
- القدرة على التنسيق مع عدة أقسام وموردين خارجيين بشكل احترافي.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثاً).
المهارات المطلوبة:
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة المهام المتعددة بكفاءة في بيئة سريعة.
- مهارات تواصل فعالة وقدرة على بناء علاقات مهنية.
- قدرة على العمل تحت الضغط وتلبية المواعيد النهائية.
- مرونة واحترافية في التعامل مع التغييرات والمتغيرات.
- إحساس عالٍ بالتفاصيل وقدرة على ضمان جودة العمل.
إذا كنت تبحث عن فرصة مثيرة لتطوير مسيرتك المهنية في بيئة ديناميكية ومليئة بالتحديات، فلا تتردد في التقديم!
تفاصيل الوظيفة
تاريخ النشر٢٥ مايو ٢٠٢٦
التخصصالتصميم والإبداع
عن الشركة