Coordinator

نحن في شركة لومي نبحث عن منسق إداري منظم للغاية وذو طاقة إيجابية لدعم العمليات اليومية للأعمال. سيكون هذا الدور محورياً في إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والحفاظ على السجلات، وضمان التواصل الفعال بين الأقسام. يتحمل المنسق مسؤولية تقديم الدعم الإداري للإدارة، وتسهيل تنفيذ سير العمل بسلاسة، والمساهمة في كفاءة العمليات مع الحفاظ على الدقة والسرية والامتثال لسياسات الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الجداول الزمنية اليومية، والمواعيد، والاجتماعات للمديرين والفرق، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع التأكد من إتمام جميع الترتيبات بشكل فعال.
• تنظيم وصيانة وتحديث الملفات والسجلات والوثائق بطريقة سهلة الوصول ودقيقة مع ضمان الالتزام بممارسات الاحتفاظ بالسجلات المناسبة.
• صياغة ومراجعة وتحضير المراسلات الداخلية والخارجية، والتقارير، والوثائق الرسمية. كما يتطلب متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات أو توجيه الاتصالات إلى الأطراف المعنية.
• تقديم المساعدة الإدارية للإدارة ودعم الأقسام في المهام التشغيلية والتنسيقية حسب الحاجة.
• تتبع تقدم الأنشطة اليومية، والمتابعة بشأن الإجراءات المعلقة، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والالتزامات عبر الفريق.
• إعداد التقارير الإدارية والبيانات بدقة وفي المواعيد المطلوبة لدعم العمليات التجارية.
• تقديم الإرشاد والتدريب العملي للزملاء الجدد وتسهيل تبادل المعرفة لضمان إنجاز المهام بكفاءة وفقاً لإجراءات الشركة.
• الالتزام بكافة السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بشكل متناسق ووفقاً لمتطلبات الشركة.
• البحث عن فرص لتحسين العمليات الإدارية والأنظمة والإنتاجية وكفاءة التكاليف مع دعم تنفيذ الممارسات الأفضل.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة تتراوح بين 0 إلى 2 سنة في الإدارة، أو تنسيق المكاتب، أو الدعم التنفيذي، أو مجال ذي صلة.
• شهادة دبلوم أو أعلى في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• إجادة استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• القدرة على الانتباه للتفاصيل وإدارة أولويات متعددة بفاعلية.

إذا كنت تبحث عن فرصة للعمل في بيئة ديناميكية تدعم النمو والتطوير، فنحن نرغب في رؤيتك تنضم إلى فريقنا في لومي.