Assistant WR

تسعى منظمة الصحة العالمية إلى تعيين مساعد مسؤول عن المكتب في بيروت، لبنان، ضمن فريق عمل بدوام كامل. ستكون هذه الوظيفة فرصة مميزة للمساهمة في تحقيق استراتيجيات التعاون الصحي والتنمية المستدامة التي تتماشى مع أجندات الدول الأعضاء. ستعمل في بيئة ديناميكية وتفاعلية، حيث ستلعب دوراً حيوياً في دعم الأنشطة الصحية وتعزيز التعاون مع الشركاء المحليين والدوليين.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم وصيانة جدول مواعيد المسؤولين في المكتب، بما في ذلك الاجتماعات الداخلية والخارجية مع كبار المسؤولين، واستقبال الزوار، واستقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات.
• استلام وتصنيف وتوجيه المراسلات، والبحث عن المعلومات وتقديم خلفيات عن الموضوعات المطلوبة، وتجميع المواد اللازمة للتمثيل الرسمي خلال الرحلات أو الاجتماعات الخاصة.
• الحفاظ على اتصالات وثيقة مع الشركاء الخارجيين، بما في ذلك الجهات الحكومية والبعثات الدبلوماسية، وتنظيم الاجتماعات اللازمة.
• إعداد المراسلات الروتينية، وكتابة الوثائق والتقارير، بما في ذلك المعلومات السرية، وإعداد الجداول والرسوم البيانية والعروض التقديمية.
• تنظيم رحلات العمل للمسؤول، بما في ذلك رفع طلبات السفر، والحصول على التأشيرات، وترتيب حجوزات الفنادق، ومتابعة تقارير السفر.
• التأكد من تجديد تصاريح الإقامة والمستندات الشخصية الأخرى للمسؤول في الوقت المناسب.
• تحديث المكتبة الخاصة بالمسؤول، وقائمة جهات الاتصال المختلفة، والسجلات الفنية، والملفات السرية.
• القيام بمتابعة استباقية وإبقاء المسؤول على اطلاع دائم.

المتطلبات والمؤهلات:

• التعليم: إتمام التعليم الثانوي، والتدريب على السكرتارية، والتدريب على الحاسوب.
• الخبرة: لا تقل عن ثماني سنوات من الخبرة ذات الصلة في مجال الإدارة أو السكرتارية.
• المعرفة في مجالات الأعمال أو العلوم الاجتماعية تعتبر ميزة إضافية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم الأولويات بشكل فعال.
• اجادة اللغة الإنجليزية، ويفضل معرفة لغة إضافية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية.
• القدرة على استخدام برامج الحاسوب الأساسية (مثل Microsoft Office).
• مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على التعامل مع مواعيد متعددة في وقت واحد.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مثيرة وتتمتع بالقدرات المطلوبة، فإننا ندعوك لتقديم طلبك والانضمام إلى فريق منظمة الصحة العالمية في مهمة تعزيز الصحة والتنمية في لبنان.