Administrative Assistant (SMC)

تُعلن المنظمة الدولية للهجرة (IOM) عن توفر وظيفة مساعد إداري ضمن مشروع إدارة المواقع والتنسيق (SMC) في بيروت، لبنان. تتطلع المنظمة إلى توظيف شخص مبدع وطموح لدعم جهودها في تقديم خدمات إنسانية حيوية للمجتمعات المتضررة من الأزمات، من خلال تحسين ظروف المعيشة وتقديم الدعم اللازم.

نبذة مختصرة عن الوظيفة: سيتولى المرشح الناجح دعم الفرق الفنية في مجال إدارة المواقع والإيواء، تحت إشراف رئيس البرامج والمشرف المباشر على البرنامج. ستكون هذه الفرصة مثالية للأفراد الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في مجال العمل الإنساني والمشاركة في بناء شراكات فعالة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• المساهمة في تنفيذ ومراقبة أنشطة إدارة الإيواء والمواقع، مع ضمان الامتثال لعمليات المنظمة الداخلية.
• دعم إعداد الاتفاقيات مع الشركاء المحليين ومتابعة طلبات الشراء والمهام الإدارية الأخرى اللازمة للتنفيذ.
• جمع وتحليل وتلخيص البيانات والمعلومات المتعلقة بالبرامج، بما في ذلك إنجازات المشروع والتحقق من تقارير النفقات.
• تقديم الدعم الإداري واللوجستي لأنشطة بناء القدرات وورش العمل، بالإضافة إلى تقديم المساعدة العينية للمبادرات المجتمعية.
• إعداد تقارير دورية توضح الفجوات في التنفيذ وإبلاغ المشرف بها.
• إدارة المراسلات الروتينية، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والرسائل الرسمية.
• متابعة الإجراءات المعلقة مع المشرف لضمان سير العمل بسلاسة.
• أداء مهام أخرى ذات صلة بحسب الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• دبلوم دراسي مع أربع سنوات من الخبرة ذات الصلة، أو درجة بكاليوس في العلوم السياسية أو الاجتماعية، أو العلاقات الدولية، أو دراسات التنمية، أو دراسات الهجرة، أو حقوق الإنسان، أو القانون، أو مجالات ذات صلة، مع سنتين من الخبرة المهنية ذات الصلة.
• خبرة في التنسيق مع السلطات الحكومية، والمؤسسات الوطنية والدولية، ووكالات الأمم المتحدة، والمنظمات غير الحكومية.
• تجربة في العمل مع المهاجرين واللاجئين والنازحين داخلياً.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد تحت ضغط زمني.
• دقة واهتمام بالتفاصيل في جميع جوانب العمل.
• القدرة على العمل ضمن فريق بفعالية مع مختلف المستويات داخل وخارج المنظمة.
• مهارات تواصل قوية، سواء كتابياً أو شفهياً، مع القدرة على التعامل مع ثقافات وخلفيات مهنية متنوعة.
• القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية والتطبيقات المكتبية بكفاءة.

ندعو جميع المهتمين الذين يتطلعون إلى تحقيق تأثير إيجابي في حياة الآخرين إلى التقديم لهذه الفرصة المثيرة. انضم إلينا وكن جزءًا من فريق يسهم في تحسين حياة المجتمعات المتضررة من الأزمات.