Administrative Assistant

نبحث عن مساعد إداري متميز للانضمام إلى مركز التصميم العالمي AVATR في الرياض، المملكة العربية السعودية. ستكون مسؤولاً عن إدارة العمليات الإدارية اليومية، وتقديم الدعم الفعال للاجتماعات والفعاليات، وضمان بيئة عمل منظمة وآمنة. إذا كنت تسعى لتطوير مهاراتك في بيئة ديناميكية وتحب التحديات، فإن هذه الفرصة هي المناسبة لك.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة البيئة المكتبية وصيانة الأصول: الإشراف على إدارة وصيانة مساحات المكتب اليومية لضمان نظافة وسلامة النظام. تسجيل المخزون وصيانة المستلزمات المكتبية والأصول الثابتة لضمان سير عمل المعدات بسلاسة.

• دعم الاجتماعات والفعاليات: تنسيق الدعم الكامل للاجتماعات الإقليمية، جلسات التدريب، والأنشطة سواء كانت عبر الإنترنت أو خارجها، بما في ذلك ترتيب المواقع، تصحيح المعدات، إعداد المواد، وتدوين المحاضر.

• استقبال العملاء: إدارة استقبال الأعمال للعملاء المحليين والدوليين، وتنسيق الجداول، واستقبال الزوار، وترتيبات البروتوكول، وتقديم الدعم اللوجستي للحفاظ على الصورة المهنية للشركة.

• الامتثال والتوثيق: المساعدة في مراجعات وتقديم تراخيص الأعمال المحلية السنوية، وتنظيم وأرشفة المستندات الإدارية والعقود لضمان سلامة البيانات والامتثال للوائح.

• الإدارة العامة: الاستجابة بكفاءة للاحتياجات الإدارية اليومية للفرق التجارية، والتعامل مع الشؤون الطارئة في المكتب، والحفاظ على سير العمل بشكل سلس لدعم تطوير الأعمال على الخطوط الأمامية.

المتطلبات والمؤهلات:

• الحصول على درجة البكاليوس أو أعلى بدوام كامل، ويفضل أن تكون في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو مجالات ذات صلة.

• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري أو اللوجستي، مع تفضيل الخبرة في شركات متعددة الجنسيات أو بيئات خارجية.

• يفضل أن يكون لدى المتقدم خبرة سابقة في قطاعات السيارات أو الطاقة الجديدة.

• القدرة على تنظيم الاجتماعات وإدارة استقبال الأعمال، مع القدرة على إدارة الأحداث متوسطة إلى كبيرة الحجم بشكل مستقل.

• إلمام بعمليات المكتب وإدارة الأصول، بما في ذلك تصحيح المعدات الأساسية والاستجابة للطوارئ.

المهارات المطلوبة:

• إجادة اللغة الإنجليزية كلغة عمل (استماع، تحدث، قراءة، كتابة) للتواصل المستقل وترجمة الوثائق، مع تفضيل إجادة اللغة العربية.

• شعور قوي بالمسؤولية واهتمام بالتفاصيل، مع القدرة على تعدد المهام وضمان تقديم عمل خالٍ من الأخطاء.

• مهارات التواصل بين الثقافات وفهم العادات الثقافية وآداب الأعمال في الشرق الأوسط.

• عقلية خدمة استباقية، مع القدرة على الاستجابة السريعة لاحتياجات الفرق التجارية وتقديم دعم إداري فعال ومهني.

إذا كنت تنظر إلى فرصة مثيرة لتكون جزءًا من فريق ديناميكي، فلا تتردد في التقديم!