سكرتير

تبحث شركة حكومية سرية عن سكرتير متميز للانضمام إلى فريقها في منطقة الشرقية بالمملكة العربية السعودية. ستكون هذه الفرصة مثالية للأشخاص الذين يسعون لبداية مهنية في مجال الدعم الإداري، حيث ستلعب دوراً حيوياً في تسهيل سير الأعمال والعمليات اليومية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق الأنشطة الإدارية لدعم المسؤول المباشر، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والتحضير لها.
• استلام وإدارة المكالمات الهاتفية، بما في ذلك توجيه المكالمات وإدارة المكالمات الجماعية.
• تنظيم حجوزات السفر وتنسيقها بما يتناسب مع جداول الأعمال.
• التأكد من إبلاغ جميع المشاركين بأجندة الاجتماعات ومواعيدها، وضمان توافقها مع جداول أعمال الحضور.
• المساعدة في إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتوثيق الحضور.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة لجمع الملفات والمعلومات اللازمة قبل الاجتماعات.
• تنظيم الطلبات والوثائق الواردة، مع مراعاة الأولويات.
• تجهيز اللوازم المكتبية للمسؤول المباشر وضمان توفرها بشكل دائم.
• إدارة البريد والمراسلات الصادرة والواردة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
• التنسيق لإدارة المرافق والمهام المكتبية ذات الصلة، بما في ذلك خدمات الضيافة.
• الالتزام بضوابط العمل وسلوكياته وسياسات الأمن السيبراني في الوزارة، بالإضافة إلى متابعة الإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.
• أداء أي مهام إضافية يُكلف بها من قبل الرؤساء المباشرين.

المتطلبات والمؤهلات:

• الحصول على درجة الدبلوم في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال العمل الإداري أو السكرتارية.

المهارات المطلوبة:

• القدرة على تنظيم الوقت وإدارة الأولويات بكفاءة.
• مهارات تواصل قوية، سواء كتابياً أو شفهياً.
• إجادة استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office.
• مهارات حل المشكلات والقدرة على العمل تحت الضغط.
• قدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بشكل احترافي.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية متميزة في بيئة عمل ديناميكية وتتمتع بالقدرة على التعامل مع المهام الإدارية المعقدة، فإن هذه الوظيفة هي المكان المثالي لك. انضم إلينا وساهم في تحقيق الأهداف الإدارية بكفاءة واحترافية.