Senior Administrative Associate

تُعلن المنظمة الدولية للهجرة (IOM) عن حاجتها لتعيين "مساعد إداري أول" في الأردن، حيث ستساهم في تقديم الدعم الإداري المتخصص الذي يسهم في تعزيز العمل الإنساني في مجال الهجرة. تعتبر هذه الفرصة مثالية للمحترفين ذوي الخبرة الذين يسعون للانضمام إلى منظمة رائدة في هذا المجال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم خدمات دعم إداري متقدمة ومتخصصة للمكتب، بما في ذلك إعداد مسودات المراسلات والمذكرات والتقارير.
• إدارة استلام وتسجيل ومسح وتخزين وتحويل المراسلات الواردة والصادرة إلى منسق الأزمات الإقليمي (RCC)، مع الحفاظ على الدقة والسرية ومتابعة المواعيد بشكل دوري.
• الحفاظ على تحديث قوائم الاتصال وسجلات الجهات الحكومية وغير الحكومية.
• ترجمة الوثائق غير الرسمية بين اللغتين العربية والإنجليزية.
• إدارة الجدول الزمني لـ RCC، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعطاء الأولوية للمواعيد المتنافسة، وتنبيه RCC في الوقت المناسب بشأن أي إلغاءات أو تغييرات في الجدول.
• تنظيم جدول سفر RCC، بما في ذلك حجز الفنادق، وإعداد تصاريح السفر، والحصول على التصاريح الأمنية، وطلب حجز الرحلات.
• الرد على المكالمات الواردة وتحويلها إلى RCC، بالإضافة إلى استقبال الزوار، مع مراعاة اللباقة والسرية.
• مراجعة الوثائق المقدمة لـ RCC للتوقيع وتأسيس عملية سير عمل فعالة مع الالتزام بالإجراءات المعمول بها.
• العمل كنقطة اتصال لتنسيق تحركات الموظفين إلى ومن غزة، والتواصل مع وحدة الوصول التابعة للأمم المتحدة، والتنسيق مع وحدات الأمن وإدارة الموارد داخليًا، ومع الشركاء الخارجيين من الأمم المتحدة.
• أداء مهام إضافية قد يُكلف بها من قبل RCC.

المتطلبات والمؤهلات:

• الحصول على شهادة الثانوية العامة مع خبرة ست سنوات ذات صلة، أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجالات ذات صلة من مؤسسة معتمدة مع أربع سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة.
• خبرة سابقة في بيئة عمل متعددة الثقافات.
• معرفة شاملة بالممارسات والإجراءات الإدارية.
• قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بكفاءة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
• القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المختلفة بكفاءة، خاصةً حزمة Microsoft Office.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.

تعتبر هذه الوظيفة فرصة مثيرة للانضمام إلى فريق عمل محترف ومؤثر، حيث تتيح لك المساهمة في تعزيز الهجرة الإنسانية المنظمة. إذا كنت تبحث عن تحدٍ مهني جديد، فإننا ندعوك لتقديم طلبك اليوم!