Secretary

نبحث عن سكرتير متميز للانضمام إلى فريقنا في شركة الخدمات السعودية للأعمال الكهربائية والميكانيكية (SSEM) في الرياض. ستكون لديك الفرصة للمساهمة في تنظيم العمليات الإدارية وضمان سير العمل بسلاسة في بيئة ديناميكية.

نبذة مختصرة عن الوظيفة: تتطلب هذه الوظيفة من المرشح الناجح إدارة كافة أنواع المراسلات الواردة والصادرة، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية. ستلعب دورًا حيويًا في دعم فرق العمل المختلفة من خلال تنظيم الاجتماعات وإعداد الوثائق اللازمة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، الرسائل، والمكالمات الهاتفية.
• إعداد وتنسيق وتوزيع التقارير، الرسائل، العروض التقديمية، والمستندات الأخرى.
• جدولة الاجتماعات والمواعيد، والحفاظ على جداول مواعيد المدراء.
• تنظيم اللوجستيات الخاصة بالاجتماعات، إعداد الأجندات، وتدوين محاضر الاجتماعات.
• تنظيم وصيانة وتحديث أنظمة أرشفة الملفات الخاصة بالإدارة (النسخ الإلكترونية والورقية).
• التنسيق مع الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية بشأن الأمور الإدارية.
• متابعة الإجراءات المعلقة ومتابعة المهام الموكلة لضمان استكمالها في الوقت المحدد.
• المساعدة في إعداد التقارير الإدارية، العروض التقديمية، والوثائق.
• إدارة مستلزمات المكتب والتنسيق بشأن المتطلبات الإدارية.
• الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالشركة والمستندات الحساسة.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءات التحكم في الوثائق.
• أداء أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، ويفضل الحصول على شهادة دبلوم في مجال ذي صلة.
• خبرة من سنة إلى سنتين في مجال السكرتارية أو المكاتب الإدارية.
• معرفة جيدة باستخدام برامج الحاسوب مثل Microsoft Office.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل ممتازة شفهيًا وكتابياً.
• مهارات تنظيمية عالية والقدرة على تعدد المهام.
• مستوى عالٍ من السرية والاحترافية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتطوير مهاراتك والانضمام إلى بيئة عمل محفزة، فإننا ندعوك لتقديم طلبك الآن. نحن نتطلع إلى استقبالك في عائلتنا في SSEM.