Project Administrator

نبحث في مجموعة خدمات EFS عن متخصص منظم واستباقي لتولي وظيفة "مدير مشروع" / "منسق مشروع" لدعم عمليات المشاريع من خلال إدارة الوثائق، التنسيق، التقارير، الجدولة، وأنشطة المتابعة عبر فرق المشاريع في الأردن. هذه الوظيفة تلعب دورًا حيويًا في ضمان سير إدارة المشاريع بسلاسة، وتسهيل التواصل الفعال بين جميع المعنيين، وتتبع المخرجات في الوقت المناسب، وتقديم الدعم التشغيلي في بيئات الخدمات القائمة على المشاريع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري والتنسيقي اليومي لفرق المشاريع لضمان تنفيذ المشاريع بسلاسة واستمرارية العمليات.
• إدارة وثائق المشروع، والسجلات، والتقارير، والمراسلات، ومحاضر الاجتماعات، والجداول الزمنية، وأنظمة الملفات بطريقة منظمة ودقيقة.
• تنسيق أنشطة المشروع ومتابعة العناصر الإجرائية، والمخرجات، والمواعيد النهائية، والمهام المعلقة لضمان الانتهاء في الوقت المحدد.
• دعم التواصل والتنسيق بين فرق المشروع والعمليات والوظائف المساندة والموردين والمعنيين.
• إعداد وصيانة متعقبات المشروع، وتقارير الحالة، ولوحات المعلومات، والجداول الزمنية، وتحديثات الأداء لمراجعة الإدارة.
• المساعدة في مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع، والمعالم، والمخرجات لضمان الالتزام بخطط المشاريع.
• تنظيم الاجتماعات، وإعداد الأجندات، وتوثيق المحاضر، ومتابعة نقاط العمل لضمان إغلاق مهام المشروع.
• دعم إعداد العروض التقديمية، والتقارير، والمراسلات، والوثائق الإدارية باستخدام أدوات Microsoft Office.
• الحفاظ على سجلات المشروع الدقيقة، وأنظمة الملفات، وسجلات التحكم في الوثائق، وقواعد البيانات الإدارية.
• تتبع الطلبات المتعلقة بالمشاريع، والموافقات، وتقديم الوثائق، والتحديثات التشغيلية عبر الأقسام.
• التنسيق مع فرق المالية والمشتريات والموارد البشرية واللوجستيات والعمليات لدعم المشروع ومتطلبات الوثائق.
• ضمان مطابقة الوثائق والسجلات الخاصة بالمشروع لمعايير الشركة ومتطلبات التدقيق وإجراءات العمل.
• المساعدة في إعداد تقارير التشغيل والمشاريع الدورية، وملخصات البيانات، والعروض التقديمية للإدارة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة تتراوح بين 2-5 سنوات في إدارة المشاريع، أو تنسيق المشاريع، أو دعم العمليات، أو الأدوار الإدارية، ويفضل في مجالات إدارة المرافق، إدارة النفايات، اللوجستيات، البناء، أو العمليات القائمة على المشاريع.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المشاريع، أو أي مجال ذي صلة.
• القدرة على العمل في بيئات سريعة التغير والتكيف مع متطلبات العمل المتنوعة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الأولويات بشكل فعال.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• مهارات استخدام متقدمة لأدوات Microsoft Office، خاصة Excel وPowerPoint.
• قدرة على العمل ضمن فريق وتحفيز الآخرين لتحقيق الأهداف المشتركة.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات الفعالة.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من فريق ديناميكي يسعى لتحقيق التميز في تقديم الخدمات، ننصحك بالتقديم لهذه الوظيفة المميزة في مجموعة خدمات EFS.