Office Manager

يبحث مكتب نائب الرئيس للمالية في الجامعة اللبنانية الأمريكية عن مدير مكتب متمرس للعمل في حرم بيروت، مع إمكانية التنقل أحيانًا إلى حرم جبيل ومراكز LAU الطبية. يشغل هذا المنصب دورًا مركزيًا حيث يقدم دعمًا إداريًا عالي المستوى لنائب الرئيس للمالية، الذي يشغل أيضًا منصب المدير المالي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جدول أعمال نائب الرئيس، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد مع مراعاة الأولويات والمهام ذات الطابع العاجل.
• تنسيق العمليات المكتبية، وتحديد الأولويات، وتنظيم العمل، وتوقع الاحتياجات، مع ممارسة الحكمة السليمة، خاصةً في الأمور الحساسة أو السرية.
• استقبال الزوار وتصفية الاتصالات الواردة، والرد على الاستفسارات الروتينية، وإحالة الأمور إلى نائب الرئيس عند الحاجة.
• تنظيم التقويم المالي ومراقبة مواعيد التقارير، وتقديم تحديثات دورية عن تقدم العمل إلى المشرف المباشر.
• المساعدة في حل المشكلات، والبحث، وتقييم القضايا الحساسة، مع الحفاظ على أعلى مستوى من السرية والمهنية.
• إعداد الرسوم البيانية والجداول لتضمينها في العروض التقديمية أو التقارير.
• تنظيم وإعداد الوثائق التي تتطلب دمج تقنيات مكتبية متعددة وتطبيقات برمجية.
• إدارة وتنفيذ مصفوفة التوقيع لضمان إصدار المدفوعات والتواصل المناسب في الوقت المناسب.
• إعداد الرسائل، والمذكرات، وأجندات الاجتماعات، والتقارير، والعروض التقديمية، وتدوين المحاضر ومتابعة تنفيذ المهام.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة، وملفات، وقواعد بيانات تضمن سرية معلومات مكتب نائب الرئيس للمالية.
• تنظيم السفر، والإقامة، والرحلات لنائب الرئيس والضيوف.
• تقديم الدعم الإداري للفعاليات التي تستضيفها المكتب.
• المساعدة في إعداد وتتبع ميزانية المكتب.
• مراقبة مستلزمات المكتب ومعالجة طلبات الشراء عند الحاجة.
• أداء مهام أخرى ذات صلة كما يحددها المشرف المباشر.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن 6 سنوات في إدارة المكاتب، ويفضل أن تكون في التعليم العالي. يفضل أيضًا الخبرة في بيئات تتعلق بالمالية أو دعم المديرين الماليين.
• فهم شامل لمسؤوليات مدير المكتب ونمط العمل، مع إظهار مستوى عالٍ من اللباقة والنزاهة.
• الالتزام بالحفاظ على السرية وحماية خصوصية الأفراد والجامعة.
• مهارات تنظيمية قوية.

المهارات المطلوبة:

• قدرة ممتازة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات داخل المؤسسة.
• مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات بفعالية.
• إجادة استخدام برامج الكمبيوتر والتكنولوجيا المكتبية.
• مهارات إدارة الوقت والقدرة على العمل تحت الضغط.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مثيرة في بيئة أكاديمية متقدمة، فإننا ندعوك للتقديم على هذه الوظيفة والانضمام إلى فريقنا في الجامعة اللبنانية الأمريكية.