Office Administrator / Secretary
Polyline
Dohaدوام كاملمبتدئ1 مشاهدة
نبحث في شركة Polyline لتصميم وتشييد المباني، عن موظف ذو تنظيم عالٍ واحترافية كافية لشغل وظيفة "مدير مكتب / سكرتير" لدعم العمليات اليومية في الشركة. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة الأنشطة الإدارية للمكتب، وتنسيق الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات، وتنظيم وثائق المشاريع، بالإضافة إلى تقديم الدعم للإدارة وضمان سير العمل بسلاسة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة العمليات اليومية للمكتب والأنشطة الإدارية.
- الحفاظ على نظم الأرشفة المكتبية، سواء الرقمية أو التقليدية.
- إعداد الرسائل، والتقارير، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات.
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
- تنظيم وحفظ سجلات الشركة ووثائق المشاريع.
- إدارة جداول المواعيد والاجتماعات للإدارة، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع العملاء والاستشاريين والمقاولين والموردين.
- تنظيم حجوزات السفر والإقامة ووسائل النقل عند الحاجة.
- المساعدة في المشاريع الخاصة والمهام الإدارية السرية للإدارة.
- الحفاظ على ملفات المشاريع والعقود والعروض والمراسلات، وتتبع تقديم الوثائق والموافقات والتعديلات.
- التأكد من وجود الوثائق اللازمة لتقديمها للبلدية وحزم العطاءات وسجلات المشاريع.
- التنسيق بين العملاء والموردين، وتقديم المتابعة بشأن الاجتماعات والعروض وتحديثات المشاريع.
- مراقبة مستلزمات المكتب ومتطلبات الشراء، والتنسيق لصيانة المعدات والمرافق المكتبية.
- المساعدة في إعداد الفواتير والمتابعات المالية، والحفاظ على سجلات النفقات والميزانيات الإدارية.
- إعداد التقارير الإدارية الأسبوعية والشهرية.
المتطلبات والمؤهلات:
- درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية أو السكرتارية.
- يُفضل وجود خبرة سابقة في شركات الهندسة أو العمارة أو البناء.
- مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية؛ ومعرفة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
- مهارات تنظيمية قوية، وقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت.
- مظهر احترافي وحس بالمسؤولية تجاه خدمة العملاء.
المهارات المطلوبة:
- إدارة الوثائق.
- تنسيق الاجتماعات.
- إدارة الجداول الزمنية.
- التعامل مع المراسلات.
- تقديم الدعم الإداري.
إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من فريق ديناميكي وتساهم في نجاح شركة مرموقة، فإننا نرحب بك لتقديم طلبك لشغل هذه الوظيفة المميزة.
تفاصيل الوظيفة
تاريخ النشر٣ أغسطس ٢٠٢٦
التخصصخدمة العملاء
عن الشركة