Office Administrator

كمدير مكتب في المكتب الإقليمي لشركة Legacy Hotels Holding، ستتولى مسؤولية تقديم الدعم الإداري والتنسيق لنائب الرئيس – العمليات، مع مساعدة مدير المكتب في إدارة الشؤون اليومية للمكتب الرئيسي وزواره. تتطلب هذه الوظيفة ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال التواصل الفعال، وتنسيق السفر، وإعداد التقارير، وإدارة السجلات، وتقديم الدعم الإداري العام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري لنائب الرئيس – العمليات، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني، وتنسيق الاجتماعات، والمراسلات، وإعداد الوثائق.
• دعم التواصل التشغيلي والمتابعة بين المكتب الرئيسي ومديري الفنادق والمالكين وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان تنفيذ الإجراءات في الوقت المناسب.
• إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات والملاحظات ومستندات المالكون وحزم مراجعات الأعمال والملخصات التشغيلية.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة جيدًا للاتصالات التشغيلية والموافقات وسجلات الإجراءات والوثائق الأساسية.
• تجميع التحديثات المتعلقة بمراجعات الفنادق ومواضيع المالكون والمراجعات والافتتاحات والاجتماعات التشغيلية لمراجعة الإدارة.
• تحديث وإدارة سجلات العمليات وسجلات الإجراءات والسجلات المتابعة لضمان دقة المعلومات وتنسيقها بشكل صحيح.
• مراقبة المواعيد النهائية والمتابعة بشكل استباقي مع الفنادق والإدارات الداخلية للحصول على التحديثات والمستندات المطلوبة في الوقت المحدد.
• تنسيق السفر للمديرين التنفيذيين للشركة، بما في ذلك تذاكر الطيران، والإقامة، ووسائل النقل، والجداول الزمنية.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة المكتبية أو الوظائف ذات الصلة.
• معرفة جيدة بالعمليات الإدارية والفندقية.
• قدرة مثبتة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات في بيئة عمل سريعة.
• مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية، سواء كتابةً أو تحدثًا.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على العمل تحت الضغط.
• مهارات تكنولوجية متقدمة في استخدام برامج المكتب مثل Microsoft Office.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• التفكير التحليلي والقدرة على حل المشكلات بشكل فعال.

إذا كنت تبحث عن فرصة للتطور في بيئة ديناميكية وممتعة، فإننا ندعوك لتقديم طلبك للانضمام إلى فريقنا في Legacy Hotels Holding.