Executive Secretary

تُعتبر وظيفة السكرتير التنفيذي فرصة مثيرة ومليئة بالتحديات في مجموعة المتحدة، حيث ستقوم بتقديم الدعم الإداري والتنسيقي الاحترافي للإدارة العليا. ستلعب دورًا محوريًا في ضمان إدارة مواعيد المديرين، الاجتماعات، والمراسلات بشكل فعّال، مما يسهم في تعزيز سير العمل في المكتب التنفيذي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول الأعمال التنفيذية، والاجتماعات، والمواعيد، وتحديد الأولويات اليومية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، والعروض التقديمية، والتقارير، والمستندات التنفيذية.
• تنسيق ترتيبات السفر، والإقامة، والتأشيرات، والمسارات.
• إدارة المراسلات، والمكالمات، والتواصل بشكل احترافي وسري.
• الحفاظ على سجلات منظمة، ومستندات سرية، وأنظمة أرشفة فعالة.
• العمل كحلقة وصل بين الإدارة التنفيذية والمستفيدين الداخليين والخارجيين.
• متابعة بنود العمل، والمواعيد النهائية، وتوجيهات الإدارة التنفيذية مع الأقسام المعنية.
• تنسيق الاجتماعات، وجلسات القيادة، والفعاليات التنفيذية.
• دعم تتبع المشاريع، والتقارير، والمبادرات الرئيسية.
• استخدام أنظمة SAP لأداء الأنشطة الإدارية، والشراء، والمصروفات، أو إعداد التقارير.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وإعداد تقارير أساسية ومتابعات حسب الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة من 3 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، أو كمساعد تنفيذي، أو في دور مشابه، ويفضل أن تكون التجربة في دعم التنفيذيين الكبار.
• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو في مجال ذي صلة.
• مهارات قوية في التواصل باللغة الإنجليزية والكتابة التجارية.
• إتقان متقدم لبرامج Microsoft Office وأنظمة SAP.
• مهارات تنظيمية، وتواصل، وسرية قوية.

المهارات المطلوبة:

• قدرة عالية على إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات تواصل فعالة تساهم في بناء علاقات قوية مع مختلف الأطراف.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع الظروف المتغيرة.
• مهارات تحليلية ودقة في التفاصيل.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من بيئة عمل ديناميكية وتساهم في تعزيز أداء الإدارة العليا، فإن مجموعة المتحدة ترحب بك لتقديم طلبك والانضمام إلى فريقنا.