Executive Secretary to Managing Director - KSA

تبحث شركة NOK Human Capital عن موظف يتمتع بالكفاءة والمهنية لشغل وظيفة "سكرتير تنفيذي" لدى المدير العام في مدينة الدمام، السعودية. تُعَد هذه الفرصة المثالية لمن يسعى للعمل في بيئة ديناميكية ومتطورة، حيث ستقوم بدور حيوي في دعم الإدارة العليا وتحقيق التميز في الأداء.

نبذة مختصرة عن الوظيفة: سيوفر السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا عالي المستوى ومساعدة شخصية للمدير العام وكبار التنفيذيين. تركز هذه الوظيفة على إدارة الجداول الزمنية بمهارة، تنظيم ترتيبات السفر المعقدة، تنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول العمل الخاصة بالمدير العام: جدولة، إعادة جدولة، وتحديد أولويات الاجتماعات عبر المناطق الزمنية المختلفة؛ إعداد ملخصات وأجندات الاجتماعات.
• تنسيق رحلات السفر بشكل شامل: بما في ذلك حجز الرحلات، تأشيرات الدخول، الإقامة، وسائل النقل، وإعداد جداول سفر دقيقة.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين المديرين والمساهمين الداخليين والخارجيين؛ التعامل مع المكالمات والمراسلات.
• إعداد، تنسيق، وتدقيق التقارير، العروض التقديمية، والملخصات التنفيذية باستخدام برامج Microsoft Word، Excel، وPowerPoint.
• متابعة المهام، المواعيد النهائية، والمتابعات؛ ضمان تنفيذ المهام والقرارات في الوقت المناسب.
• تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة والاجتماعات القيادية: بما في ذلك اللوجستيات، الغرف، روابط المؤتمرات المرئية، المواد، المحاضر، وسجلات الإجراءات.
• الحفاظ على الملفات والسجلات والبيانات السرية بدقة وانتباه شديد للتفاصيل.
• تنفيذ المهام العامة للسكرتارية مثل إدارة النفقات، التعويضات، المواعيد الشخصية، ومعالجة الوثائق حسب الحاجة.
• دعم المشاريع التنفيذية الخاصة وتنسيق الفعاليات البسيطة عند الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• إتقان برامج Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint).
• مهارات السكرتارية الشخصية مع خبرة مثبتة في تقديم الدعم التنفيذي.
• خبرة في إدارة الجداول الزمنية.
• خبرة في تنظيم ترتيبات السفر (محلي ودولي).
• مهارات التقرير (صياغة، تنسيق، وتلخيص التقارير التنفيذية).

المهارات المطلوبة:

• القدرة على كتابة محتوى أعمال قوي ومهارات عرض ممتازة.
• التحلي بالسرية والنزاهة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• الإلمام باللغة العربية يعتبر ميزة إضافية.
• خبرة في استخدام أدوات المؤتمرات المرئية ومتابعة المشاريع الأساسية.

إذا كنت تبحث عن فرصة للتطور المهني في بيئة عمل مشوقة وداعمة، ندعوك للتقديم والانضمام إلى فريقنا في شركة NOK Human Capital.