Executive Secretary to CEO/Board

تسعى شركة "Urban Ridge Supplies" إلى تعيين سكرتير تنفيذي متميز لدعم الرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة. نحن نبحث عن شخص منظم، نشط، واحترافي لتولي هذا الدور الحيوي الذي يتطلب مهارات إدارية استثنائية وقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة. سيلعب المرشح الناجح دورًا محوريًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في مكتب الرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم دعم إداري وسكرتاري سري على مستوى عالٍ للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة.
• إدارة وتنظيم جدول مواعيد الرئيس التنفيذي، وتنسيق الاجتماعات والمواعيد بما يحقق الاستخدام الأمثل لوقته.
• تنظيم جميع جوانب اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، بما في ذلك إعداد وتوزيع جداول الأعمال وتجميع حزم المعلومات، وتدوين وتوزيع المحاضر بدقة.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية ومدير للمدخلات، والتعامل مع المكالمات، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• إعداد، مراجعة، وتنسيق مجموعة متنوعة من الوثائق، بما في ذلك المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، والمواد السرية.
• تنسيق ترتيبات السفر المعقدة محلياً ودولياً، بما في ذلك حجز الطيران، والإقامة، والتأشيرات، والجداول الزمنية التفصيلية.
• التواصل بشكل احترافي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك الإدارة العليا والعملاء والشركاء.
• الحفاظ على نظام ملفات منظم وفعال للوثائق الإلكترونية والورقية، لضمان سهولة استرجاع المعلومات.
• التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحرص.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي أو في دور مشابه يدعم التنفيذيين من المستوى العالي ومجلس الإدارة.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية مع القدرة على تحديد أولويات عبء العمل الثقيل والامتثال للمواعيد النهائية الضيقة.
• مستوى عالٍ من السرية وفهم عميق لأهمية الحفاظ على الخصوصية.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint).
• مهارات تواصل بين الأشخاص قوية مع القدرة على بناء علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.
• درجة في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة:

• قدرة عالية على العمل تحت الضغط.
• نهج استباقي وموارد لحل المشكلات.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة متعددة المهام بكفاءة.
• مستوى عالٍ من الاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

إذا كنت تبحث عن فرصة للانضمام إلى فريق متميز في بيئة عمل ديناميكية، فإننا نرحب بك لتقديم طلبك والانضمام إلى "Urban Ridge Supplies".