Executive Secretary

تبحث شركة سابل عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى مكتبها الرئيسي في الرياض، حيث سيكون له دور محوري في دعم التنفيذيين من خلال تقديم المساعدة الإدارية وتسهيل التواصل الفعال بين المكتب التنفيذي والمساهمين الداخليين والخارجيين. ستساهم هذه الوظيفة في ضمان سير العمليات بكفاءة داخل المكتب التنفيذي، مما يعكس احترافية الشركة ويساهم في تعزيز صورتها العامة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم جدول مواعيد التنفيذي بكفاءة من خلال جدولة الاجتماعات والتنسيق بين المواعيد لضمان إدارة فعالة للوقت.
• التخطيط وتنفيذ الفعاليات الخاصة بالشخصيات الهامة (VIP)، مع إدارة اللوجستيات والمتطلبات الخاصة لتحقيق نجاح هذه الفعاليات.
• تنسيق الزيارات الميدانية للتنفيذيين، بما في ذلك ترتيبات السفر والنقل والإقامة وتجهيز قاعات الاجتماعات لضمان سير الزيارات بسلاسة.
• إدارة المهام الإدارية العامة، بما في ذلك مراقبة مستويات المخزون من اللوازم وإدارة المعدات المكتبية.
• ضمان تقديم تفاعل استثنائي وودود مع الزوار والمساهمين، وتعزيز العلاقات الإيجابية للحفاظ على جو مهني مرحب.
• تقديم الدعم التنفيذي من خلال إعداد تقارير النفقات بدقة، وتنسيق الخطط والسفر، وإعداد المراسلات السرية بدقة.
• البحث وتحديد أولويات القضايا والمشكلات الواردة إلى المكتب التنفيذي، وتقديم التوصيات المناسبة.
• الحفاظ على تنظيم الملفات والسجلات والمستندات التنفيذية لضمان سهولة الوصول والسرية.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة في العمل كسكرتير تنفيذي أو في وظيفة إدارية مشابهة.
• معرفة قوية ببرامج الحاسوب المكتبية، مثل Microsoft Office.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية، مع القدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.
• قدرة على العمل تحت ضغط والمساهمة بفعالية في بيئة سريعة التغير.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة.
• قدرة على بناء علاقات مهنية إيجابية مع الزملاء والمساهمين.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار بشكل مستقل.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة في العمل.
• قدرة على الحفاظ على السرية والخصوصية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من بيئة عمل ديناميكية ومحترفة، حيث يمكنك استثمار مهاراتك والمساهمة في نجاح شركة سابل، فإننا نرحب بك للتقديم على هذه الوظيفة.