Executive Secretary

نحن في شركة سابل نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقنا في المكتب الرئيسي بالرياض. ستلعب دوراً محورياً في دعم التنفيذيين لدينا من خلال تقديم المساعدة الإدارية وتسهيل التواصل والتنسيق بين المكتب التنفيذي والمساهمين الداخليين والخارجيين. ستكون مسؤولاً عن ضمان سير العمل بكفاءة في المكتب التنفيذي، وإدارة جدول المواعيد، والتعامل مع المعلومات السرية بمهنية، مما يساهم في تعزيز تدفق المعلومات داخل المنظمة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنظيم جدول مواعيد التنفيذيين بكفاءة من خلال جدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات، مما يساعد على تحسين إدارة الوقت.
• تخطيط وتنفيذ الفعاليات الخاصة للشخصيات المهمة، وإدارة اللوجستيات والمتطلبات الخاصة لضمان نجاح هذه الفعاليات.
• تنسيق زيارات التنفيذيين، بما في ذلك ترتيبات السفر، والنقل، والإقامة، وتجهيز قاعات الاجتماعات لضمان تنظيم الزيارات بشكل سلس.
• قيادة المهام الإدارية العامة، مثل مراقبة مستويات المخزون من اللوازم، وإدارة المعدات المكتبية.
• ضمان تفاعل استثنائي ومهذب مع الزوار والمساهمين، وتعزيز العلاقات الإيجابية مع الحفاظ على جو مهني داخل المنظمة.
• إعداد تقارير المصاريف بدقة، مما يسهم في تبسيط العمليات المالية.
• تنظيم ترتيبات السفر المعقدة، بما في ذلك خطط السفر، والجداول، وتجميع الوثائق اللازمة للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
• الحفاظ على تنظيم الملفات والسجلات والوثائق التنفيذية، مع ضمان سريتها وسهولة الوصول إليها.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو المساعدة الإدارية لا تقل عن 3 سنوات.
• معرفة قوية بأساليب الإدارة المكتبية وأدوات البرمجيات ذات الصلة.
• قدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل احترافي.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• قدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.
• مهارات العمل تحت الضغط والقدرة على التكيف مع التغيرات.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة في العمل.

إذا كنت تبحث عن فرصة عمل مثيرة وتريد أن تكون جزءًا من فريق ديناميكي يسعى لتحقيق النجاح والتميز، فإننا نرغب في تلقي طلبك. انضم إلينا في سابل، حيث نعمل معًا لتحقيق أهدافنا المشتركة.