Executive Secretary

نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى فريقنا في شركة KAFAAT Recruitment بمدينة الدمام، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية. ستقوم بتقديم دعم إداري وتنظيمي عالي المستوى للمديرين التنفيذيين، مما يساهم في ضمان سير العمليات اليومية بكفاءة من خلال إدارة الجداول الزمنية، والتواصل، والوثائق، والمعلومات السرية، بالإضافة إلى كونك حلقة الوصل الأساسية بين التنفيذيين والفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول المديرين التنفيذيين، وتنظيم الاجتماعات، وترتيب السفر، والمواعيد.
• إعداد ومراجعة وتنسيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الرسمية.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والزيارات.
• الحفاظ على أنظمة الملفات بدقة (سواء كانت مادية أو رقمية) وضمان سرية الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ المهام.
• العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والأطراف الداخلية والخارجية.
• دعم المديرين التنفيذيين في المهام الإدارية لتعزيز الوقت والإنتاجية.
• مراقبة المواعيد النهائية وضمان إتمام المهام الموكلة في الوقت المحدد.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات ورحلات العمل.
• أداء مهام إدارية أخرى كما يكلفك بها الإدارة.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة.
• خبرة تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات كسكرتير تنفيذي أو في دور مشابه.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك).
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت بفاعلية.
• مهارات تواصل ممتازة، سواء شفهياً أو كتابياً.
• قدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.
• مهارات علاقات عامة قوية وقدرة على بناء علاقات إيجابية مع الآخرين.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية متميزة وتتمتع بالمهارات اللازمة، ندعوك لتقديم طلبك والانضمام إلى فريقنا.