Executive Secretary

نحن في بحث عن سكرتير تنفيذي محترف ومنظم بشكل عالٍ لتقديم الدعم الإداري على مستوى القيادة لرئيس قسم تكنولوجيا المعلومات. سيلعب المرشح المثالي دورًا محوريًا في تنسيق الأنشطة التنفيذية، وإدارة الاتصالات، والمتابعة على المبادرات الاستراتيجية، وضمان سير العمل بسلاسة في مكتب قيادة تكنولوجيا المعلومات. نحن نبحث بشكل خاص عن مرشحين لديهم اهتمام حقيقي بتكنولوجيا المعلومات، ويستمتعون بالعمل في بيئة مدفوعة بالتكنولوجيا، ولديهم خبرة واسعة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جدول أعمال رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والجدول اليومي.
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والعروض التقديمية، والتقارير التنفيذية.
• متابعة المهام المعلقة، وعناصر العمل، وتحديثات المشاريع مع مديري الأقسام.
• تنسيق التواصل بين مكتب قيادة تكنولوجيا المعلومات والأقسام الداخلية.
• التعامل مع المراسلات السرية، والبريد الإلكتروني، والوثائق التنفيذية بمهنية عالية.
• تنظيم وصيانة السجلات الإدارية والوثائق والملفات التنفيذية.
• تتبع المواعيد النهائية وضمان إنجاز الأنشطة الموكلة في الوقت المحدد.
• دعم عمليات المكتب التنفيذي والعمليات الإدارية بمستوى عالٍ من الاحترافية.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية، وورش العمل، والفعاليات التنفيذية عند الحاجة.
• ضمان توثيق دقيق وأرشفة صحيحة للسجلات المهمة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية والدعم الإداري.
• القدرة على إدارة الجداول الزمنية والاجتماعات بكفاءة.
• إجادة إعداد محاضر الاجتماعات (MoM).
• إجادة استخدام برامج Microsoft Outlook وWord وExcel وPowerPoint وTeams.
• إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا).
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التنسيق والمتابعة الفعالة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية عالية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات السكرتارية التنفيذية والدعم الإداري.
• إدارة الوقت والقدرة على أداء عدة مهام في آن واحد.
• مهارات تواصل شخصية قوية مع جميع أصحاب المصلحة.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية متميزة في بيئة ديناميكية ومتطورة، فنحن ندعوك لتقديم طلبك والانضمام إلى فريقنا.