Executive Assistant (UAEN Preferred)

تسعى جامعة خليفة إلى توظيف مساعد تنفيذي أول لتقديم دعم إداري وتنفيذي رفيع المستوى لرئيس الجامعة، مما يضمن سير العمل بكفاءة في مكتب الرئيس. سيكون هذا الدور حلقة الوصل الأساسية بين المعنيين الداخليين والخارجيين، ويتطلب التعامل مع معلومات حساسة، وتنسيق المشاريع الاستراتيجية، وتسهيل التزامات الرئيس وأولوياته.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنفيذ جميع الأنشطة المتعلقة بإدارة المكتب، بما في ذلك تنفيذ الإجراءات، وإدارة العمليات، وإدارة السجلات، وإدارة المواعيد.
• القيام بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية لمكتب الرئيس، مثل إدارة جدول مواعيد نشط للغاية، وإعداد تقارير النفقات، وصياغة وتحضير المراسلات، وترتيب خطط سفر معقدة ومفصلة، وتجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
• إدارة تقويم الرئيس، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والفعاليات والمواعيد، مع التأكد من توافقها مع الأولويات.
• تنسيق جدول اجتماعات فريق الإدارة العليا، سواء داخل الحرم الجامعي أو خارجه، وكذلك اجتماعات كافة الموظفين.
• إعداد مواد الإحاطة للاجتماعات والمناسبات، مع ضمان إطلاع الرئيس على المواضيع ذات الصلة.
• تزويد الرئيس بالبيانات والرؤى اللازمة لاتخاذ قرارات مستنيرة، بما في ذلك تجميع وتحليل التقارير.
• التخطيط والإشراف على اللوجستيات للفعاليات والمراسم الرئيسية في الجامعة، بما في ذلك حفلات التخرج والاستقبالات واجتماعات مجلس الإدارة.
• التنسيق مع مختلف الإدارات لتسهيل إنجاز المهام والمسؤوليات عند الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة سابقة في مجال الإدارة أو المساعدة التنفيذية، ويفضل أن تكون في بيئة أكاديمية أو مؤسسية.
• إلمام جيد بالإجراءات الإدارية وعمليات المكتب.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
• معرفة باللغتين العربية والإنجليزية، كتابةً وشفاهةً.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الأولويات بشكل فعال.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية.
• قدرة عالية على الحفاظ على السرية والامتثال للسياسات المؤسسية.
• مهارات تحليلية قوية وقدرة على تقديم بيانات دقيقة وداعمة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

إذا كنت تسعى للانضمام إلى بيئة تعليمية متقدمة وتتمتع بالقدرة على تحقيق تأثير إيجابي، فإننا ندعوك لتقديم طلبك للانضمام إلى جامعة خليفة.