Executive Assistant & Office Manager (Emirati Only)

تعتبر وظيفة مساعد تنفيذي ومدير مكتب من الأدوار الحيوية التي تسهم في تعزيز كفاءة فريق الإدارة العليا من خلال إدارة المراسلات بشكل استباقي، وتنظيم الجداول الزمنية بفعالية، وتقديم الدعم الإداري. يتطلب هذا الدور تخطيطاً دقيقاً وتحديد أولويات المهام، بالإضافة إلى إدارة التقارير الشهرية والعروض التقديمية ضمن مواعيد ضيقة، والتنسيق مع الإدارة العليا والفرق الوظيفية لجمع البيانات وتنظيم العمليات المكتبية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• القيام بمهام مساعد تنفيذي عام، تشمل إعداد وتطوير وتنسيق العروض التقديمية (PowerPoint) والمراسلات (Word) والجداول (Excel) لضمان تقديمها بأعلى مستوى من الاحترافية.
• مراجعة جميع المراسلات الخاصة بمدير الدولة وصياغة الردود أو اتخاذ الإجراءات المناسبة.
• تنظيم وتجهيز الغداء والاجتماعات والفعاليات حسب الحاجة، بما في ذلك مؤتمرات الموظفين وفعاليات العلاقات العامة، بالإضافة إلى إدارة السفر والإقامة.
• حضور اجتماعات الإدارة الأسبوعية وإعداد محاضر الاجتماعات لتوزيعها على الحضور لاتخاذ الإجراءات المناسبة والمتابعة.
• إدارة جدول مواعيد مدير الدولة وضمان تنفيذ جميع الاجتماعات كما هو مخطط له.
• أداء المهام المكتبية العامة، بما في ذلك الحفاظ على نظم الملفات الخاصة بمدير الدولة وفريق الإدارة العليا لتسهيل الاسترجاع السهل والتنظيم المنهجي.
• إدارة هواتف فريق الإدارة العليا وتسجيل الرسائل والتعامل مع الاستفسارات المناسبة لتوفير نقطة اتصال لجميع المتصلين في غياب أي عضو من الفريق.
• تقديم الدعم الإداري والتنفيذي لمديري المناطق وكبار المسؤولين الزائرين للبلاد.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب.
• القدرة على العمل تحت ضغط والمواعيد النهائية الضيقة.
• إلمام جيد بتطبيقات Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل فعالة سواء كتابياً أو شفهياً.
• القدرة على العمل بشكل مستقل ومع فرق متعددة الوظائف.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

إذا كنت تسعى للانضمام إلى فريق ديناميكي في شركة عالمية مثل DHL Express، وكنت تتمتع بالمهارات اللازمة، فإن هذه الفرصة هي الأنسب لك. انضم إلينا وكن جزءاً من قصة نجاحنا!