Executive Assistant & Office Manager (Emirati Only)

تعتبر وظيفة مساعد تنفيذي ومدير مكتب في شركة DHL Express، الشاغرة لمواطنين إماراتيين فقط، من الأدوار الحيوية التي تساهم في تعزيز كفاءة فريق الإدارة العليا من خلال إدارة المراسلات بشكل استباقي، وتنظيم الجداول الزمنية بفاعلية، وتقديم الدعم الإداري. يتطلب هذا الدور القدرة على التخطيط وتحديد الأولويات، وإدارة التقارير والعروض الشهرية تحت ضغط الوقت، بالإضافة إلى التنسيق مع الإدارة العليا والفرق الوظيفية لجمع البيانات وتنظيم العمليات المكتبية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• القيام بمهام المساعد التنفيذي العام بما في ذلك كتابة وتطوير وتنسيق العروض التقديمية (PowerPoint) والمراسلات (Word) وجداول البيانات (Excel) والتأكد من تقديمها بأعلى مستوى من الاحترافية.
• مراجعة جميع المراسلات الخاصة بمدير الدولة وصياغة الردود أو اتخاذ الإجراءات المناسبة.
• تنظيم وتحضير الغداء، والاجتماعات، والفعاليات حسب الحاجة، بما في ذلك مؤتمرات الموظفين، وفعاليات العلاقات العامة، وإدارة السفر والإقامة.
• حضور الاجتماعات الإدارية الأسبوعية وإعداد محاضر الاجتماعات لتوزيعها على الحضور لاتخاذ الإجراءات اللازمة والمتابعة.
• إدارة جدول مواعيد مدير الدولة والتأكد من أن جميع الاجتماعات تتم كما هو مخطط.
• أداء مهام مكتبية عامة، بما في ذلك الحفاظ على نظم الملفات الخاصة بمدير الدولة وفريق الإدارة العليا لتسهيل الوصول السهل والتنظيم المنهجي.
• إدارة هواتف فريق الإدارة العليا، وتسجيل الرسائل والتعامل مع الاستفسارات بشكل مناسب لضمان وجود نقطة اتصال لكل مكالمة في غياب أي عضو من الفريق.
• توفير الدعم الإداري والتنفيذي للمديرين الكبار في المنطقة والزوار.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة بكاليوس في الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة مشهود لها كمساعد تنفيذي أو في وظيفة إدارية مماثلة.
• معرفة جيدة بأساليب وتقنيات المراسلات الإدارية.
• قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مهام متعددة في آن واحد.
• إلمام جيد بالتقنيات الحديثة وبرامج Microsoft Office.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل قوية وفعالة سواء شفهياً أو كتابياً.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• قدرة على بناء علاقات إيجابية مع الزملاء والعملاء.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على الحفاظ على السرية.

إذا كنت تبحث عن فرصة مثيرة للعمل في بيئة ديناميكية وتحب التحديات، فإن هذه الوظيفة هي الخيار المثالي لك. انضم إلى فريق DHL Express وكن جزءًا من نجاحنا المستمر!