Executive Assistant - Global Engagement Office
American University of Iraq - Baghdad
Baghdadدوام كاملخبير1 مشاهدة
نحن في الجامعة الأمريكية في العراق - بغداد نبحث عن مساعد تنفيذي متميز للانضمام إلى مكتب المشاركة العالمية. سيتولى المرشح الناجح مسؤوليات متعددة تشمل إدارة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، والتعامل مع الاتصالات، وتنظيم السفر، وضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة. نتطلع إلى شخص محترف ومنظم، قادر على التعاون عبر الأقسام مع الحفاظ على سرية المعلومات.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة التقويم: تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد والفعاليات، والتنسيق لتأكيد المشاركة ومعالجة أي تعارضات في المواعيد.
- الدعم الإداري والتواصل: تقديم الدعم الإداري من خلال صياغة وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية، وتحضير مواد الاجتماعات، والعمل كنقطة الاتصال الأساسية للمساهمين الداخليين والخارجيين، مع تصفية الاتصالات.
- تنظيم السفر: التواصل مع الموظفين والطلاب ووكالات السفر والسفارات لضمان تنظيم السفر في الوقت المناسب وإصدار التأشيرات لتبادل أعضاء هيئة التدريس والطلاب، والزوار، والبرامج الدراسية الخارجية.
- تنسيق الاجتماعات والفعاليات: تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات الخاصة، بما في ذلك إعداد الأجندات وتوزيع المواد وتدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
- إدارة المكتب والمعلومات والميزانية: الحفاظ على ملفات مرتبة وسجلات سرية، دعم تتبع الميزانية والنفقات، المساعدة في المشاريع الخاصة، وضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة بالتنسيق مع الأقسام ذات الصلة.
المتطلبات والمؤهلات:
- التعليم المطلوب: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التعليم أو أي مجال ذي صلة من مؤسسة معترف بها.
- سنوات الخبرة ذات الصلة: الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة الإدارية، يُفضل أن يكون منها سنتان في التعليم العالي.
- مهارات محددة: دعم إداري تنفيذي، إدارة التقويم والاجتماعات، تنسيق السفر، تتبع الميزانية، وإجادة استخدام مجموعة Microsoft Office.
- الشهادات الإضافية: يفضل الحصول على درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو التعليم أو أي مجال ذي صلة.
المهارات المطلوبة:
- مهارات تواصل وعلاقات شخصية قوية: القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع المساهمين الداخليين والخارجيين وتمثيل المدير التنفيذي بدبلوماسية.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت الممتازة: القدرة على إدارة أولويات متعددة، والالتزام بالمواعيد النهائية، والحفاظ على جداول دقيقة وسجلات مرتبة.
- خبرة في إدارة المكتب والدعم الإداري: مهارة في تنسيق الاجتماعات، إدارة الوثائق، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
- قدرة على حل المشكلات والمبادرة: القدرة على تحديد المشكلات، واستباق الاحتياجات، وتقديم حلول عملية في بيئة سريعة الوتيرة.
- القدرة على التنسيق مع المساهمين الخارجيين: الراحة في التواصل مع وكالات السفر، وموظفي السفارات، والشركاء المؤسسيين لدعم الأنشطة الدولية والسفر.
إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من فريق ديناميكي في بيئة تعليمية متميزة، فإننا نشجعك على التقديم لهذه الوظيفة المثيرة.
تفاصيل الوظيفة
تاريخ النشر١٤ مايو ٢٠٢٦
التخصصالتعليم والتدريب
عن الشركة