Executive Assistant

تعتبر وظيفة المساعد التنفيذي فرصة متميزة للانضمام إلى مجموعة AMICO، حيث ستحظى بدعم الرئيس التنفيذي والفرق التنفيذية لضمان تحقيق أهداف الشركة ورفع كفاءة العمليات. نبحث عن شخص ذا خبرة وكفاءة عالية للعمل في بيئة ديناميكية في دبي، حيث ستلعب دوراً محورياً في تنظيم وتنسيق الأنشطة اليومية لضمان سير العمل بسلاسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على العمليات الداخلية وتطويرها لدعم التنفيذيين الأعلى في الشركة، وتنسيق الموارد الداخلية والخارجية لتسهيل سير العمل.
• إدارة الجدول الزمني المهني والشخصي للإدارة، بما في ذلك تنظيم الاجتماعات والبريد الإلكتروني والمكالمات وترتيبات السفر وإدارة العميل واللوجستيات الأخرى.
• تنسيق الجداول الزمنية المعقدة وإدارة المحتوى وتدفق المعلومات إلى التنفيذيين الأعلى.
• إدارة المراسلات والاتصالات الخاصة بالإدارة وتسجيل محاضر الاجتماعات والمتابعة على النقاط والمهام المعينة للأطراف المعنية.
• تنظيم وترتيب أنشطة السفر المتعلقة بالتنفيذيين، بما في ذلك حجز الفنادق ووسائل النقل وترتيب الوجبات.
• إدارة الاتصال بين الإدارة العليا والموظفين، والتنسيق مع التنفيذيين الداخليين والخارجيين بشأن المشاريع والمهام المختلفة.
• تقديم الدعم الإداري والمكتبي، مثل الكتابة، الإملاء، إنشاء الجداول الإلكترونية، وصيانة نظام الملفات وقاعدة بيانات الاتصال.
• المحافظة على مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية في التعامل مع جميع المعلومات، وممارسة discretion عند التفاعل مع الأعمال.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة بكاليوس أو ماجستير.
• خبرة لا تقل عن 10 سنوات في دور إداري مباشر مع الإدارة العليا.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على تنظيم وتنسيق مشاريع متعددة في آن واحد.
• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office وغيرها من أدوات الإنتاجية المكتبية، مع القدرة على تعلم برامج جديدة.
• مرونة في العمل ضمن فريق، واستعداد للقيام بكل ما يتطلبه إنجاز المهام.
• القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات، وإجادة اللغتين العربية والإنجليزية، ويفضل إتقان اللغة الفرنسية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الأولويات بفعالية.
• قدرة على التواصل بوضوح وبناء علاقات فعالة مع الزملاء والعملاء.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة.
• قدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع التغيرات السريعة.

انضم إلى فريق AMICO حيث نؤمن بتعزيز بيئة عمل متنوعة وشاملة، ونرحب بجميع المتقدمين من خلفيات متنوعة كجزء من ممارساتنا الشاملة في التوظيف. نهدف إلى خلق قوة عمل متوازنة ومبتكرة.