Executive Administrative Assistant

تُعَد وظيفة المساعد الإداري التنفيذي فرصة متميزة للانضمام إلى جامعة أمريكية دولية مرموقة في الكويت، حيث سيقوم المرشح المثالي بدور محوري في التخطيط الاستراتيجي وإدارة وتنفيذ الفعاليات الرئيسية في الجامعة. هذه الوظيفة تتطلب قيادة فعالة في الإشراف على دورة حياة الفعاليات بالكامل، من مرحلة تطوير الفكرة إلى التنفيذ والتحليل اللاحق، بالتعاون مع فريق القيادة التنفيذية في الشؤون الأكاديمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تطوير خطط استراتيجية للفعاليات تتماشى مع أهداف الجامعة وأولوياتها، مع ضمان الالتزام التام بالسياسات الداخلية ومعايير السلامة.
• التعاون مع المدير التنفيذي لتحديد أهداف الفعالية ونطاقها ومعايير النجاح للفعاليات المؤسسية الكبرى.
• وضع تدفقات العمل والجداول الزمنية للفعاليات، مع التأكيد على الالتزام بالمواعيد النهائية وإجراءات العمل القياسية.
• قيادة لجان التخطيط والعمل كحلقة وصل رئيسية للفعاليات البارزة في الجامعة.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية مثل تكنولوجيا المعلومات والأمن والمرافق والتسويق والشؤون الأكاديمية لضمان التواصل الفعّال.
• إدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين، بما في ذلك التفاوض على العقود وتأمين العروض وضمان التوافق مع سياسات الشراء الخاصة بالجامعة.
• الحفاظ على سجلات شاملة لكل فعالية، بما في ذلك الموافقات والاتفاقيات والتواصل وخطط اللوجستيات.
• إعداد تقارير تقييمية بعد الفعاليات وتقديم توصيات لتحسين العمليات المستقبلية.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة سابقة في دور إداري أو تنفيذي مشابه، ويفضل في بيئة أكاديمية أو مؤسسية.
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مهام في آن واحد.
• فهم شامل للسياسات والإجراءات الأكاديمية والإدارية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على القيادة والمبادرة.
• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office، بما في ذلك SharePoint وExcel.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على بناء علاقات تعاون فعّالة مع الأطراف المعنية المختلفة.

إذا كنت تبحث عن بيئة عمل ديناميكية وتحديات جديدة، فإن هذه الوظيفة تمثل فرصة مثالية لك لتكون جزءاً من فريق يسعى لتحقيق التميز الأكاديمي. انضم إلينا وكن جزءًا من مستقبل التعليم في الكويت!