Executive Administrative Assistant

تعتبر وظيفة مساعد إداري تنفيذي فرصة مثيرة للانضمام إلى جامعة أمريكية دولية في الكويت، حيث سيكون لديك دور حيوي في التخطيط الاستراتيجي وإدارة وتنفيذ جميع الفعاليات الكبرى الخاصة بالجامعة. يتطلب هذا المنصب قيادة قوية في الإشراف على دورة حياة الفعالية بالكامل، بدءًا من تطوير المفهوم وصولاً إلى التنفيذ والتحليل اللاحق. ستعمل بشكل وثيق مع فريق القيادة التنفيذية لشؤون الأكاديمية، وتنسق مع مجموعة واسعة من المعنيين الداخليين والخارجيين لضمان أن تعكس الفعاليات معايير الجامعة وعلامتها التجارية وأهدافها.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تطوير خطط استراتيجية للفعاليات تتماشى مع أهداف الجامعة وأولوياتها، مع ضمان الامتثال الكامل للسياسات الداخلية ومعايير السلامة.
• التعاون مع المدير التنفيذي لتحديد أهداف الفعالية ونطاقها ومعايير النجاح للفعاليات المؤسسية الكبرى.
• إنشاء سير العمل والجداول الزمنية للفعاليات، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والإجراءات التشغيلية القياسية.
• قيادة لجان التخطيط والعمل كحلقة وصل رئيسية للفعاليات البارزة في الجامعة.
• التنسيق الفعال مع الأقسام الداخلية مثل تكنولوجيا المعلومات والأمن والمرافق والتسويق والشؤون الأكاديمية.
• بناء علاقات تعاونية قوية مع القيادة الأكاديمية والإدارية لدعم احتياجات الفعاليات في الأقسام.
• الإشراف على تنفيذ العمليات اللوجستية للفعاليات، بما في ذلك الجدولة، وإعداد المعدات السمعية والبصرية، وتجهيز الأماكن.
• إدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين، بما في ذلك التفاوض على العقود وضمان الامتثال لسياسات الشراء في الجامعة.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة في إدارة الفعاليات أو في دور إداري مشابه.
• معرفة قوية بسياسات وإجراءات المؤسسات التعليمية.
• قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات قوية في التواصل والتفاوض.

المهارات المطلوبة:

• إتقان مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك SharePoint وExcel.
• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على القيادة والمبادرة.
• مهارات تحليلية قوية، مع القدرة على تقديم تقارير تقييم فعالة.
• مهارات في إدارة الميزانية ومراقبة المصاريف المتعلقة بالفعاليات.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مثيرة في بيئة أكاديمية عالمية، ونعتقد أنك تمتلك المهارات والخبرات اللازمة، فنحن ندعوك للتقديم والانضمام إلى فريق عملنا في جامعة أمريكية دولية في الكويت.