Assistante de direction/Office manager

تسعى شركة RATP Dev Casablanca لتوظيف مساعد إداري / مدير مكتب ذو خبرة، لدعم العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. يتطلب هذا الدور التزامًا قويًا بالاحترافية ودقة في التنظيم، حيث ستساهم في تقديم الدعم الإداري للمسؤولين التنفيذيين وتعزيز بيئة العمل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على سير العمل اليومي للمكتب، بما في ذلك إدارة المستلزمات، المعدات، وصيانة المرافق.
• إنشاء والحفاظ على نظم تصنيف وتنظيم فعالة لتسهيل الوصول إلى المعلومات.
• تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، تنظيم الرحلات، والتعامل مع المراسلات.
• المشاركة في إعداد التقارير، العروض التقديمية، والمستندات اللازمة.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إدارة المكالمات الواردة، البريد الإلكتروني، واستفسارات العملاء بطرق سريعة ومحترفة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية عالية.
• تنظيم وإدارة جداول المواعيد للمديرين، بما في ذلك تحديد المواعيد، الاجتماعات، حجز الغرف، والتخطيط للرحلات (حجز، النقل، فنادق، إجراءات التأشيرات).
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• تنظيم ترتيبات السفر، الإقامة، والنقل لأعضاء الفريق.
• المساهمة في تخطيط وتنظيم الفعاليات المؤسسية، المؤتمرات، والندوات.
• تنفيذ العمليات المالية، بما في ذلك معالجة الفواتير، إدارة الصندوق الصغير، والمشاركة في متابعة الميزانية حسب الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة سابقة في إدارة السيارات، والمرافق العامة، ومتابعة مقدمي الخدمات.
• مستوى عالٍ من التعليم، ويفضل أن يكون في مجال إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
• خبرة في تقديم الدعم الإداري على مستوى عالٍ.
• معرفة جيدة بالنظم الإدارية والمكتبية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفاعلية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على multitasking.
• مهارات تواصل ممتازة شفوية وكتابية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• مهارات حل المشكلات والتعامل مع التحديات بشكل احترافي.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مثيرة في بيئة ديناميكية، فنحن نشجعك على التقديم والانضمام إلى فريقنا المتميز في RATP Dev Casablanca.