Administrative Specialist

تسعى شركة Migrate World لتوظيف أخصائي إداري لدعم العمليات اليومية للمكتب والأنشطة الموجهة للعملاء في دور متكامل بدوام كامل في مسقط، عمان. سيكون المرشح المثالي جزءًا من فريق ديناميكي، حيث سيلعب دورًا محوريًا في تنظيم وإدارة العمليات الإدارية بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إعداد وتنظيم الوثائق اللازمة لتقديم الطلبات من العملاء.
• الحفاظ على سجلات وبيانات دقيقة ومحدثة.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد، وضمان تنظيم الجدول الزمني بشكل فعّال.
• التعامل مع المراسلات العامة والتواصل مع العملاء والشركاء.
• الرد على الاستفسارات وتقديم معلومات واضحة حول العمليات والمتطلبات.
• المساعدة في المهام المالية الأساسية والفوترة، وضمان الامتثال للإجراءات الداخلية.
• التعاون مع فرق الشؤون القانونية والهجرة لضمان سير العمل بكفاءة.
• التعامل مع الموردين الخارجيين وتقديم الدعم اللازم لأعضاء الفريق.

المتطلبات والمؤهلات:

• مهارات قوية في التواصل وخدمة العملاء للتفاعل بفعالية مع العملاء والشركاء والفرق الداخلية.
• مهارات تحليلية متينة وفهم أساسي للمالية لمراجعة الوثائق ودعم الفوترة وتتبع حالة الطلبات بدقة.
• إتقان في المساعدة الإدارية، بما في ذلك إدارة الوثائق، والتنسيق المكتبي، وتنظيم المواعيد.
• مهارات تنظيمية ممتازة، مع الانتباه للتفاصيل والقدرة على إدارة مهام متعددة ضمن مواعيد نهائية.
• القدرة على العمل بشكل مهني في بيئة متعددة الثقافات والحفاظ على سرية المعلومات الخاصة بالعملاء.
• يفضل وجود خبرة سابقة في مجالات الهجرة، أو القانونية، أو الخدمات المالية، أو في بيئة منظمة مماثلة.
• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة، أو خبرة معادلة ذات صلة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل فعّالة باللغتين الإنجليزية والفلپينية.
• القدرة على استخدام برامج المكتب القياسية مثل معالجة النصوص، وجداول البيانات، والبريد الإلكتروني، وأدوات إدارة قواعد البيانات.
• القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع التفاعلات.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مميزة وتتمتع بالمهارات المطلوبة، فإننا ندعوك للانضمام إلى فريقنا في Migrate World والمساهمة في نجاح عملياتنا الإدارية.