Administrative Associate II

نبذة مختصرة عن الوظيفة: يبحث فريق STRengthening Infectious Disease DEtection Systems (STRIDES) في الأردن عن مساعد إداري (Administrative Associate II) للانضمام إلى طاقمه. ستتاح للمرشح المثالي فرصة لتقديم دعم إداري متنوع، والمساهمة في تعزيز كفاءة العمليات المكتبية، مما يساهم في تحقيق أهداف البرنامج بشكل فعال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم دعم إداري وتشغيلي على مستوى متقدم ضمن عمليات البلاد، بما في ذلك التنسيق في مجالات الشراء، اللوجستيات، إدارة الأصول، والإشراف على المرافق.
• تنسيق جدولة وتنفيذ الاجتماعات والفعاليات والمؤتمرات، وإدارة الجداول الزمنية، وتحضير المواد الخلفية والوثائق التقديمية لضمان دعم لوجستي سلس.
• إعداد تقارير الحالة الروتينية، ومتابعة مؤشرات أداء المكتب، ومراجعة البيانات والمعلومات لضمان دقتها وكمالها وفقاً للإرشادات المعتمدة.
• الحفاظ على سجلات الأصول والوثائق، وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، وخدمات الشحن، والإدارة العامة للمكتب.
• دعم أنشطة إعداد المكتب، والتجديدات، والنقل، والمساعدة في إعداد الوثائق، والعروض التقديمية، وإدخال البيانات، وتدقيق المواد.
• تنظيم خطط سفر معقدة وبرامج حركية للموظفين والزوار.
• دعم المشاريع الخاصة، والبحث، وتحليل البيانات الأساسية حسب التكليف.
• أداء مهام إدارية أخرى كما هو مطلوب.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة عملية لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الدعم الإداري أو المكتبي.
• معرفة شاملة بالسياسات والإجراءات التنظيمية والإدارية.
• القدرة على العمل بدقة وبأقصى درجات الالتزام بالمواعيد النهائية.
• إتقان اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً، مع مهارات تواصل قوية.

المهارات المطلوبة:

• قدرة على جمع وتلخيص البيانات لتقديم تقارير فعّالة، وإيجاد حلول للمشكلات الإدارية المتنوعة.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام بالتفاصيل في إعداد الوثائق والتعامل مع المعلومات.
• إلمام بالبرامج المكتبية، وأنظمة المعلومات، والمعدات المكتبية المستخدمة في أداء المهام اليومية.
• قدرة على التواصل بوضوح مع الزملاء والعملاء حول الخدمات والإجراءات المتبعة.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية متميزة في بيئة عمل ديناميكية، فلا تتردد في التقدم لهذه الوظيفة والانضمام إلى فريقنا في FHI 360.