Administrative Assistant

تبحث أكاديمية فيليب أ. سالم للتراث اللبناني عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها، حيث ستكون هذه الوظيفة تحت إشراف مدير الأكاديمية. سيتم العمل في الحرم الجامعي في بيروت، مع إمكانية التنقل أحيانًا إلى حرم جبيل. تسهم هذه الوظيفة في دعم الأنشطة الإدارية للأكاديمية وتعزيز الحفاظ على مجموعاتها الثقافية والتاريخية الغنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري الكامل من خلال تنفيذ مهام السكرتارية العامة، بما في ذلك إدخال البيانات، وصيانة السجلات والملفات، وإنشاء الوثائق، وتوزيع البريد.
• تنظيم وتحديث وصيانة الأرشيف الشامل للأكاديمية الذي يضم المواد التاريخية والتراثية التي تم جمعها منذ عام 2002.
• أرشفة وتصنيف وفهرسة الوثائق، والمنشورات، والصور، والمخطوطات، وغيرها من الموارد التراثية لتسهيل الوصول إليها والحفاظ عليها على المدى الطويل.
• المحافظة على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية بشكل منظم لضمان توثيق جميع المواد بدقة وسهولة الوصول إليها.
• إعداد الوثائق بدقة في اللغتين العربية والإنجليزية، بما في ذلك المراسلات، والتقارير، والجداول الزمنية، وسجلات الأرشيف.
• دعم الباحثين والدارسين والزوار من خلال تسهيل الوصول إلى المواد المؤرشفة وموارد المرجع.
• جدولة المواعيد وتنظيم الاجتماعات، والمؤتمرات، ورحلات العمل.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتجميع المواد ذات الصلة، وتدوين المحاضر عند الحاجة.
• نقل تعليمات أو طلبات المدير إلى الأفراد أو الأقسام المعنية وتسهيل تبادل المعلومات عند الحاجة.
• تنظيم وتسهيل سير العمل من خلال المدير وبدء أي إجراءات متابعة ضرورية.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن عام واحد في تقديم الدعم الإداري، ويفضل أن تكون في بيئة أكاديمية أو ثقافية أو أرشيفية أو مكتبية.
• مهارات متقدمة في الكتابة والطباعة باللغتين العربية والإنجليزية بدقة عالية.
• خبرة في الأرشفة، والفهرسة، وإدارة السجلات، وتنظيم الوثائق.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على دقة إدارة المجموعات التاريخية والأرشيفية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تواصل شخصية واحترافية قوية.
• تنظيم عالي، مع القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• إتقان حزمة Microsoft Office وبرامج التطبيقات ذات الصلة.
• القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط مع الالتزام بالمواعيد النهائية.

إذا كنت تبحث عن فرصة للعمل في بيئة ديناميكية وملهمة، حيث يمكنك المساهمة في الحفاظ على التراث اللبناني، فإننا نتطلع إلى تلقي طلبك.