Administrative Assistant

نحن في شركة "Brill Creations" نبحث عن مساعد إداري يعتمد عليه للانضمام إلى فريقنا في الدوحة، الكويت. ستكون هذه فرصة مميزة للانخراط في بيئة إبداعية، حيث ستتولى مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية. يتضمن الدور دعم المديرين والموظفين في إدارة المهام اليومية لمكتب الشركة، بالإضافة إلى الإشراف على المسؤوليات الإدارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• استقبال المكالمات الواردة وتوجيهها بالشكل المناسب.
• جدولة المواعيد وتنظيم جداول الاجتماعات.
• تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات.
• إعداد وإرسال الرسائل الإلكترونية، والمذكرات، والرسائل، والفاكسات، والنماذج.
• المساهمة في إنشاء التقارير الدورية.
• إنشاء وصيانة نظام ملفات فعال.
• تحديث سياسات وإجراءات المكتب.
• طلب مستلزمات المكتب والبحث عن موردين جدد.
• تحديث قائمة جهات الاتصال.
• حجز ترتيبات السفر.
• تقديم تقارير المصروفات وتقديمها ومراجعتها.
• تقديم الدعم العام للزوار.
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين.
• التعاون مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المساعدين للرد على طلبات واستفسارات المدراء.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد افتراضي أو مساعد إداري مكتبي.
• معرفة أساسية بالمحاسبة والفوترة والتواصل عبر البريد الإلكتروني مع العملاء.
• الإلمام بنظم وإجراءات إدارة المكاتب.
• Familiarity with office equipment such as printers and fax machines.
• إجادة استخدام برامج MS Office، مع تركيز قوي على Excel وPowerPoint.
• شهادة الثانوية العامة؛ وحصولك على شهادة إضافية كمساعد إداري أو سكرتير يعتبر ميزة إضافية.
• إتقان اللغة العربية يعد قيمة مضافة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على تحديد أولويات المهام.
• الانتباه للتفاصيل وقدرة على حل المشكلات.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• تنظيم جيد مع القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.

نقدم راتباً يتراوح بين 2,500 و3,500 ريال قطري شهرياً، ونبحث عن مرشح يتمتع بالشغف والإبداع للانضمام إلى فريقنا. إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية مجزية وتحب العمل في بيئة ديناميكية، فإننا نشجعك على التقديم.