Executive Secretary

تسعى جامعة الملك فهد للبترول والمعادن إلى تعيين سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى مكتب العميد. في هذه الوظيفة، ستقدم دعمًا إداريًا رفيع المستوى للعميد وتساهم في ضمان سير العمليات التنفيذية لكلية الأعمال بسلاسة، مما يسهل التواصل بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب وأصحاب المصلحة الرئيسيين. نحن نبحث عن مرشح يحافظ على أعلى معايير السرية ويظهر الدقة المطلوبة في بيئة أكاديمية متميزة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم دعم سكرتاري وإداري شامل للعميد، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية المعقدة وإعداد الوثائق الأكاديمية.
• العمل كحلقة وصل رئيسية بين قيادة كلية الأعمال والدوائر الداخلية بالجامعة وأصحاب المصلحة المهمين.
• إدارة ترتيبات السفر عالية المستوى، بما في ذلك تخطيط البرامج الأكاديمية للأحداث المهمة.
• التعامل مع السجلات الحساسة لأعضاء هيئة التدريس، وبيانات الطلاب، والمعلومات الاستراتيجية المؤسسية بسرية مطلقة.
• تنسيق اجتماعات مجلس الكلية والاجتماعات المهمة الأخرى، مع الحرص على تدوين محاضر دقيقة والمتابعة الفعالة للقرارات المتخذة.
• الإشراف والدعم للأبعاد الإدارية للمشاريع الخاصة، بما في ذلك دورات الاعتماد، والتقارير البحثية، والفعاليات الجامعية.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمواعيد، وضمان إعداد جميع مواد الإحاطة مسبقًا.
• إعداد، مراجعة، وتوزيع المذكرات الرسمية والبريد الإلكتروني الخاص بالجامعة باللغتين الإنجليزية والعربية (حسب الحاجة).

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• خبرة تتراوح من 3 إلى 5 سنوات كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري، ويفضل أن تكون في بيئة تعليمية عالية أو مؤسسة تجارية.
• إتقان متقدم في مجموعة برامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وخبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.
• القدرة على استخدام حلول الذكاء الاصطناعي لتحسين سير العمل وتقليل الجهد اليدوي وزيادة سرعة ودقة وكفاءة مكتب العميد.
• مهارات استثنائية في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية (تُعتبر إتقان العربية ميزة قيمة).

المهارات المطلوبة:

• القدرة المثبتة على إدارة مهام متعددة بفاعلية.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام بالتفاصيل.
• قدرة على التعامل مع المواقف الحساسة والمعلومات السرية بمرونة واحترافية.
• مهارات تواصل فعالة مع القدرة على بناء علاقات مهنية قوية.

إذا كنت تبحث عن فرصة مهنية متميزة في بيئة أكاديمية، يسعدنا تلقي طلبك للانضمام إلى فريقنا في جامعة الملك فهد للبترول والمعادن.